Coraz częściej słyszymy powtarzające się słowo KSeF. Czy wiesz co kryje się pod tymi czterema literkami? Prowadzisz działalność gospodarczą, wystawiasz, odbierasz faktury? To Twoja codzienność? To KSeF obejmuje także Ciebie!
KSeF — Krajowy System e‑Faktur.
Już niebawem, bo od 1 lipca 2024 r., KSeF wejdzie w życie i stanie się codziennością przedsiębiorcy.
KSeF jest platformą, która służyć będzie do elektronicznego wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
Faktura ustrukturyzowana, czyli jaka?
To faktura, która przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e‑faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Faktura ustrukturyzowana to nie jest faktura przesyłana np. w wersji elektronicznej w formacie PDF.
Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać za pomocą programu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów oraz programów komercyjnych. KSeF służy między innymi do:
- wystawiania,
- otrzymywania,
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanym numerem identyfikacyjnym przydzielonym przez KSeF,
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Podmioty mające obowiązek wystawienia e‑faktury to podatnicy mający siedzibę na terenie Polski, jak również każdy podatnik mający stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski, o ile bierze udział w transakcji w zakresie podatku VAT.
E‑fakturowanie obejmie zasadniczo czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT, a mianowicie: dostawy krajowe, świadczenie usług na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, świadczenie usług na rzecz podatników spoza terytorium kraju (podmioty podlegające odwrotnemu obciążeniu), otrzymywanie zaliczek, tzw. samofakturowanie — wystawianie faktury w imieniu i na rzecz kontrahenta‑sprzedawcy, w tym zagranicznego. Obowiązek ten wejdzie w życie od lipca 2024 r.
Ważną rzeczą jest zwrócenie uwagi, że od stycznia 2025 również w KSeF będą wystawiane faktury przez podatnika VAT zwolnionego podmiotowo z VAT lub wykonującego czynności zwolnionych z VAT. Fakultatywnie KSeF obejmuje wystawianie faktury VAT RR oraz faktury‑korekty VAT RR.
Faktury korygujące wystawione po wejściu w życie ustawy — bez względu na to, czy pierwotne faktury zostały wystawione przy użyciu KSeF czy poza KSeF (w związku z tym, że zostały wystawione przed wejściem przepisów o obligatoryjnym e‑fakturowaniu) oraz jeśli są wystawione przez podatnika posiadającego siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w transakcji będą obowiązkowo wystawiane w KSeF.
W ustawie wprowadzona zostaje zasada, zgodnie z którą po stronie podatku należnego obniżenia podstawy opodatkowania będzie dokonywać się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił e‑fakturę korygującą. Podatnicy wystawiający e‑faktury korygujące we wskazany sposób nie będą obowiązani do posiadania dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania.
Jakie dokumenty znikną po wprowadzeniu KSeF? Będą to:
- noty korygujące od 1.07.2024,
- tzw. faktury uproszczone od 1.01.2025 — paragony z NIP do kwoty 450 zł,
- faktury wystawiane z użyciem kasy fiskalnej — 1.01.2025,
- duplikaty faktur.
Ustawa przewiduje specjalny tryb postępowania w przypadku: niedostępności KSeF związanej z zaplanowanymi pracami serwisowymi tego systemu — tzw. tryb offline; awarii KSeF (ogłaszanej w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu); awarii systemu (ogłaszanej w środkach społecznego przekazu); braku możliwości wystawienia e‑faktury przez podatnika z przyczyn leżących po jego stronie — tzw. tryb offline; braku obowiązku wystawiania e‑faktur.
Datą wystawienia e‑faktury uznaje się dzień przesłania jej do KSeF. Natomiast za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania tej fakturze numeru KSeF.
Opis elementów numeru KSeF przygotowany przez Ministerstwo Finansów (PDF, 271 KiB)
Od stycznia 2025 przewidziane też są kary dla przedsiębiorców nie stosujących się do zapisów ustawy KSeF. Z kolei przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą otrzymać zwrot VAT w szybszym 40‑dniowym terminie. Co ważne, w KSeF przedsiębiorcy są identyfikowani tylko za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP).